Cosa succede se il tuo CRM non è accessibile per 24 ore?
La risposta più frequente che sentiamo è ancora: «non lo so».
Ed è esattamente questo il problema.

Molte aziende hanno investito negli anni in Salesforce, Microsoft Dynamics o in altre piattaforme CRM, integrandole con ERP, sistemi di ticketing, marketing automation e business intelligence. Ma quando si pone la domanda sulla continuità operativa, spesso emergono silenzi e incertezze: non esiste un piano chiaro, non si conoscono i tempi di ripristino, non si è mai simulato uno scenario di fermo.

24 ore senza CRM: cosa significa davvero

Per capire la portata del rischio, basta immaginare un’intera giornata lavorativa senza accesso al CRM:

• la rete vendita non vede lead, opportunità, storico offerte e scadenze
• il customer service perde tracciamento dei ticket e degli SLA promessi
• il marketing non può segmentare né lanciare campagne urgenti o comunicazioni mirate
• la direzione non ha dati aggiornati su forecast, pipeline, performance e marginalità
• aumentano errori manuali, doppie registrazioni, promesse non mantenute al cliente

Non stiamo parlando solo di un disagio temporaneo: ogni attività che dipende da quelle informazioni rallenta, si ferma o si basa su dati incompleti. In molti casi, questo significa perdite economiche dirette.

Alcune ricerche stimano che il costo medio di un’ora di downtime IT per le aziende possa variare da decine di migliaia a centinaia di migliaia di dollari, a seconda del settore e delle dimensioni; per realtà molto strutturate, si può arrivare a oltre 1 milione di dollari per ora di fermo.

Anche per le PMI, se si sommano mancati ordini, ritardi, straordinari e interventi d’emergenza, l’impatto di una giornata di blocco non è mai trascurabile.

E questo senza considerare i danni indiretti: reputazione, fiducia dei clienti, qualità percepita del servizio.

Parlare di fermo CRM in termini puramente “tecnici” è riduttivo. Qui entrano in gioco tre concetti chiave:

1. Disponibilità del servizio: il CRM è un sistema mission-critical; se non è disponibile, interi processi si bloccano.
2. Affidabilità del dato: a ogni downtime aumentano soluzioni di fortuna (Excel, note personali, email sparse) che minano la qualità e l’unicità del dato.
3. Fiducia: team interni e clienti iniziano a percepire l’azienda come poco strutturata o poco affidabile.

Non a caso, gli standard di continuità operativa (come ISO 22301) insistono sul fatto che business continuity e disaster recovery siano processi di gestione del rischio, non semplici attività IT.

Ti interessa l’argomento?
Leggi anche l’articolo sui CRM migliori!

Backup, Disaster Recovery, Business Continuity: non sono sinonimi

Spesso questi termini vengono usati in modo intercambiabile, ma indicano livelli diversi di protezione:

1. Piani di backup chiari

Il backup riguarda la copia dei dati: dove sono memorizzati, con quale frequenza, chi verifica che i restore funzionino davvero. È il livello minimo di tutela, ma da solo non basta.

2. Strategie di Disaster Recovery

Il Disaster Recovery (DR) riguarda il ripristino dei sistemi e dei servizi dopo un evento critico (guasto hardware, errore umano, attacco ransomware, disastro fisico…). Qui entrano in gioco concetti come RTO (Recovery Time Objective) e RPO (Recovery Point Objective): in quanto tempo devo poter ripristinare il CRM? Quanto dato sono disposto a perdere?

3. Business Continuity Plan

La business continuity guarda all’azienda nel suo complesso: come garantisco che processi chiave – vendite, assistenza, logistica – continuino a funzionare anche durante il fermo?
Include procedure alternative, ruoli, comunicazioni verso i clienti, priorità di ripristino. Non è un documento tecnico, ma un piano operativo che coinvolge IT, direzione e funzioni di business.

4. Monitoraggio e alerting

Infine, un sistema di monitoraggio proattivo consente di individuare anomalie prima che diventino downtime prolungati: performance degradate, errori di sincronizzazione, problemi di licenza, saturazione risorse cloud. Strumenti di observability e alert ben configurati riducono drasticamente tempi di individuazione e risposta.

Dal rischio teorico al piano concreto

Nel nostro lavoro in Sync-U, su Consulenza IT, Cloud e Sicurezza, partiamo sempre dagli scenari di rischio reale:

• cosa succede se il CRM cloud non è raggiungibile per cause esterne?
• quali dipendenze ci sono tra CRM, ERP, portali, app mobile?
• quali processi devono essere ripristinati per primi, e con quali tempi?
• quali sono oggi i punti singoli di fallimento (single point of failure)?

Da qui costruiamo architetture, procedure e responsabilità che riducono al minimo l’impatto di un eventuale fermo: replica dei dati, ambienti secondari, policy di accesso, runbook di emergenza, test periodici di restore e di scenario.

Se il tuo CRM si ferma per 24 ore, sai esattamente cosa succede e cosa fare?

Se la risposta è “non lo so”, non è una colpa: è un segnale che serve un passo in più verso una vera strategia di continuità operativa.

Ed è esattamente qui che un partner come Sync-U può fare la differenza, trasformando un rischio confuso in un piano chiaro, condiviso e testato.