Dynamics 365: quando la Timeline diventa processo operativo?
Hai presente quella scena che si ripete in tantissime organizzazioni che usano Dynamics 365?
Scrivi una nota nella Timeline di un’Opportunità, @menzioni qualcuno, aggiungi un dettaglio importante… e poi succede la cosa più “classica” di tutte: nulla.
La nota resta lì, la persona magari la vede ore dopo, oppure la vede ma non capisce urgenza, contesto e next step.
Nel frattempo partono chat, mail, “ti ricordi?”, follow-up, screenshot, chiamate.
Da questo problema reale nasce la feature su cui stiamo lavorando: Mentions Workflow for Opportunities.
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Il problema non è la piattaforma: è l’attrito operativo
Dynamics 365 gestisce bene dati, record, timeline e attività. Il punto è che, nella pratica quotidiana, molte aziende usano la Timeline come un diario: si annota, si commenta, si “tagga”.
Ma un commento non è un processo e quando un commento non diventa azione, la gestione torna fuori dal CRM:
- un ping su Teams per accelerare
- una mail per formalizzare
- un follow-up per ricordare
- un task creato a posteriori (se va bene)
- un messaggio sparso che perde contesto
Il risultato è un paradosso: il CRM contiene l’informazione, ma l’azienda esegue il lavoro altrove. E così il CRM diventa archivio, non motore operativo.
L’idea: una @mention che attiva un flusso reale
La logica di Mentions Workflow for Opportunities è semplice: trasformare una @mention nella Timeline in un processo operativo integrato con Microsoft Teams.
In pratica, non stai più “scrivendo un commento”. Stai attivando un flusso.
Perché nel lavoro reale l’esigenza non è “informare” qualcuno, ma:
- coinvolgerlo con una richiesta chiara
- assegnare responsabilità
- definire una scadenza
- rendere tracciabile l’esecuzione
- ridurre il follow-up manuale
Uno scenario tipico: Pricing, Legal, Delivery
Immagina un’opportunità in chiusura.
Serve un ok dal Pricing per uno sconto.
Oppure una revisione del Legal su una clausola.
Oppure l’allineamento del Delivery prima di promettere una data.
Oggi, nella maggior parte dei team, succede questo:
- scrivi in CRM
- apri Teams
- cerchi la persona o il canale
- copi il link del record
- rispieghi contesto e urgenza
- poi segui manualmente fino alla risposta
E se manca un passaggio, si blocca tutto: perché il flusso è basato su memoria e buona volontà, non su processo.
Con Mentions Workflow, invece, ti basta:
@mention + tipo + scadenza
Menzioni la persona direttamente in Timeline, scegli la categoria (Urgente, Pricing, Legal, Documenti, Delivery) e imposti una deadline. Fine.
Da lì, il sistema fa il resto:
- invia la notifica immediata su Microsoft Teams
- crea automaticamente l’attività operativa nel Team corretto
- attiva regole di escalation e tracciamento
Il punto chiave? L’azione non dipende più dalla memoria
È qui che cambia tutto.
Quando l’attivazione è processuale, non devi più sperare che la persona “veda” la nota e capisca cosa fare.
L’azione viene generata in modo strutturato: responsabilità assegnata, scadenza visibile, attività tracciata, stato verificabile
Questo riduce drasticamente:
- mail interne
- ping ripetuti
- follow-up manuali
- passaggi duplicati tra CRM e Teams
- perdita di contesto nei thread
Mentions Workflow non nasce per aggiungere un pulsante, nasce per togliere attrito.
Il vantaggio non è “scrivere meglio in Timeline”, è far sì che la Timeline smetta di essere un luogo in cui si commenta e diventi un luogo in cui si esegue.
La funzionalità è progettata per contesti enterprise, con caratteristiche fondamentali per scalare:
- licenziabile per utente
- configurabile per entità e team
- integrata con:
- Dynamics 365 Sales
- Microsoft Teams
- Planner / Tasks / Approvals
- Dataverse
Questo significa avere un flusso coerente tra richiesta, esecuzione e tracciamento, mantenendo i requisiti di governance che le organizzazioni enterprise richiedono.
Vuoi applicare questo approccio al tuo Dynamics 365?
